Google Apps はグループウエアを超える

翻訳サービス合同会社では、最近 Google Apps で社内の情報共有が行えるよう整備を進めている。
今まで使っていたグループウエアは最初から決まったことをするのには適しているのだが、反面、自由度が少なかった。

自由度が少ないということは、業務の効率化を推進していく際に壁になる。

翻訳サービス合同会社では、複数の窓口担当者がローテーションでお客様とのインターフェースを取っている関係上、担当者が交代する時点で業務の引き継ぎを行わなければならないのだが、従来使っていたグループウエアでは、定型的な業務でも、いちいち文章で書き込まなければならず、効率が悪かった。

また、できるならば、お客様がフォームに記入した情報を、そのまま共有情報として一覧で見ることができるようにもしたかったが、そういう機能は持っていなかった。

しかし、 Google Apps のスプレッド・シートを使うと、そこら辺の問題が解決できそうなのである。 スプレッド・シートは、基本的にエクセルと同じ要領で使うことができるわけで、エクセルが使える人にとっては、それほど難しいものではない。

ただ、最初の段階では行数が限られているので、ある程度の行数に計算式を入れるためには、行数の拡張（簡単にできると）を行う必要があったり、うまく使うためには、もろもろの工夫が必要だったり、試行錯誤が必要であると感じている。

この Google Apps のスプレッド・シートによる情報共有（従来のグループウエアに代わるもの）は、自由度が大きい反面、スプレッド・シートの設定やフォームの作成など、結構、システムを構築するには時間とコストが必要とはなるが、しかし、一回完成してしまえば、そこから先は業務効率が向上するためライバルの翻訳会社よりも有利になる。

とは言え、ライバルの翻訳業者の中には、すでに Google Apps の可能性を発見しているところがあるので、単に Google Apps を使うというだけではダメで、いかに良いシステムを Google Apps 上に構築できるかが勝負の分けれ間になるのだろう。

ライバルの翻訳業者の中には、すでに Google Apps の可能性を発見しているところがあると書いたが、実は、私が最初に Google Apps を知ったのは、ある翻訳サービス提供サイトで、顧客が Google Apps で作ったフォームに書き込んで問合せをするようにしているのを発見した時だからなのである。

その時は 「何だろうこれ？」 ぐらいの感じだったのだが、グループウエアに関する不満が増すにつれ、インターネットで調べているうちに、 Google Apps をグループウエアとして使う事例を発見し、Google Apps の魅力を発見できたわけだ。

スプレッド・シートだけではない、Gmail も便利であることに気が付いた。（まあ、ちょっとクセが強いけど）

そんなこんなで、とにかく、現在、この Google Apps をこねくり回している。 気がついたら、どうも世間では、このようなクラウド・コンピューティングが注目されているようで、図らずも 翻訳サービス合同会社もそのクラウド・コンピューティングに足をつっこんだ格好だ。

そういった状況、つまり、他の翻訳業者の中には、すでに Google Apps を業務に活用している所もあり、世の中的にもクラウド・コンピューティングが徐々に一般化している状況の中、翻訳サービス合同会社の取り組みは、どちらかと言えば遅い方なのかもしれないが、そこは、一気に力を入れて早期に稼動状態に持っていきたいと考えている。

by 社内情報システム担当者