翻訳文書の公証とは

翻訳文書の公証 とは、その翻訳文書の翻訳責任を公的に明確にするための手続きのことです。 書類の提出先が提出する翻訳書類の要件に 「公証を要す」 とか 「must be notarized」 や「must be attached with notarized translation」 とか書いてあれば、この公証手続きが必要となります。


公証では翻訳の中身をチェックして、その正しさなどを保証することはしません。 冒頭申し上げたとおり、誰の責任においてその翻訳文書が作成されたのか、責任者を公的に明確にすることで、その翻訳文書に対する信頼度をアップさせるだけです。

翻訳保証は翻訳会社などが発行する「翻訳証明書」によって行われます。 ですので、翻訳証明書も翻訳文書同様、重要な書類と言えます。

そして、一般的に、翻訳文書の最初に鑑（フロントページ）として翻訳証明書をつけ、翻訳証明書と翻訳文書、そして翻訳対象となったソース言語の文書（翻訳原稿）をワンセットにして公証します。

この手続きは公証役場で行うことができます。 また、書類提出先国の大使館や領事館などが公証サービスを提供している場合には大使館や領事館でも公証を受けることが可能です。

一般的に大使館や領事館での公証の方が安上がりなのですが、大使館や領事館はどこにでもあるわけではなく、公証役場で公証する方が時間や交通費などを考えた場合に合理的になることも少なくありません。

ちなみに、弊社の協働会社である翻訳会社ソリュテックも、以前はアメリカやカナダの大使館や領事館まで出向いて公証していたのですが、大使館や領事館まで行く時間や交通費などを総合して考えると、公証役場を使った方がメリットが高いため、公証役場で公証するようになりました。 翻訳会社は人員削減で公証に時間をかけていられないですからね…。


次に、公証役場や大使館・領事館に行く人、すなわち、公証を受ける人についてですが、これは翻訳責任を負う人が行くのが原則です。 但し、公証役場で公証を行う場合には代理人を立てることも可能です。

※ 大使館や領事館で公証を行う場合は、それぞれの大使館や領事館により代理人による公証の可否が異なると思われるので、大使館や領事館に確認してください。

翻訳責任を負う人とは、通常、その文書の翻訳を行った翻訳者ということになりますが、組織の場合は社長など代表者が責任を負うこともあります。

そして、その公証を受ける人は、公証役場もしくは大使館・領事館に行って、公証人あるいは大使や領事など公証を与える資格がある人の前で、その文書が翻訳責任を負う人により作成されたものであることを示し（あるいは誓い）署名を行います。

特に問題なければ、公証を受ける人が持参した書類（一般的には、翻訳証明書、翻訳文書、翻訳対象となった原稿）に、公証役場もしくは大使館・領事館が公証書類を取り付け、それらを結合（バインド）して一丁あがりとなります。


ところで、公証役場は全国津々浦々にあるのですが、「公印確認証明」または「アポスティーユ」を必要とする公証であれば、東京都内及び神奈川県内の公証役場を使うと公証時に一発で、しかも追加料金なしでそれらが付いてきますので格段に便利です。ワンストップサービスというやつですね。

東京都内及び神奈川県内の公証役場では、法務局の公証人押印証明、外務省の公印確認証明またはアポスティーユ（提出先国により異なる）が添付されますので、かなりの時間や交通費の節約につながります。
※ 提出先国が、正規の国交が無い台湾などの場合には添付されません。

この差は、翻訳会社での翻訳料金の差にも跳ね返ってきます。 例えば、大阪・名古屋・福岡・仙台など、東京や神奈川以外で公証取付を行う翻訳会社でアポスティーユ付きの公証を取付けるとすると、本体の公証料金の他に、更にアポスティーユ取得代行料金として1万円程請求されることになるでしょう。

（注： 所在地イコール公証取付地とは限りません。 東京や神奈川以外の翻訳会社でも、東京や神奈川に出先機関を持っていて、公証は東京や神奈川で行うケースも考えられます。）

何れにせよ、そこの所では歴然として地域格差があるのが現実ですので、地元には地元の翻訳会社なりのメリットもあるでしょうが、大阪・名古屋・福岡・仙台など、東京や神奈川以外の翻訳会社を選択する際には、そこら辺のコストについて良く調査検討する必要があると言えそうです。